Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: MEDESUR I.P.S S.A.S.
• NIT: 901.373.728-1
• Dirección: Carrera 48 # 52 Sur - 128, Plaza Médica Centro Comercial Mayorca, Sabaneta, Antioquia
• Teléfono / WhatsApp: 300 334 60 95
• Correo electrónico: medesurcontacto@gmail.com
• Actividad: Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS), habilitada ante la Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia, código REPS 0563123179.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales), su Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o complementen, así como de la Ley 1751 de 2015 (Ley Estatutaria de Salud) en lo relativo al manejo de la información clínica de los pacientes.

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica al tratamiento de datos personales de pacientes, acompañantes, colaboradores, proveedores y demás personas naturales cuyos datos sean recolectados por MEDESUR en desarrollo de su objeto social, ya sea de forma presencial, telefónica, por WhatsApp, correo electrónico o a través del sitio web institucional.

4. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (entre otros, los datos relativos a la salud). MEDESUR trata datos sensibles de salud en el marco estricto de la prestación del servicio asistencial.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tal como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: MEDESUR I.P.S S.A.S., quien decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos personales.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

5. Principios que rigen el tratamiento de datos en MEDESUR

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y demás disposiciones vigentes.
• Finalidad: los datos se recolectan para una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se lleva a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernen.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites de la ley y solo pueden acceder a los datos las personas autorizadas.
• Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. Finalidades del tratamiento

• Prestar los servicios de salud contratados o solicitados (historia clínica, agendamiento, atención asistencial, entrega de resultados).
• Realizar los procesos de facturación, auditoría médica y contratación con aseguradoras.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias frente a las autoridades de salud (Secretaría Seccional de Salud, Supersalud, Ministerio de Salud, entre otras).
• Contactar al paciente para confirmación de citas, seguimiento clínico o envío de resultados por los canales autorizados.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
• Fines estadísticos, epidemiológicos o de mejora de la calidad del servicio, siempre con la debida disociación o anonimización cuando aplique.
• Con autorización expresa y separada del titular, actividades de investigación biomédica o publicación en revistas científicas, garantizando siempre la confidencialidad del caso.

7. Derechos de los titulares

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MEDESUR.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
3. Ser informado por MEDESUR, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su eliminación (por ejemplo, la conservación de la historia clínica según los términos legales aplicables).
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Deberes de MEDESUR como responsable del tratamiento

• Garantizar al titular, en todo momento, el pleno ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización y supresión.
• Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos de la ley.
• No divulgar ni compartir datos personales con terceros sin la autorización previa del titular, salvo los casos previstos en la ley (por ejemplo, requerimientos de autoridades competentes o entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud).

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Los titulares o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos a través de los canales de contacto señalados en el numeral 1 de este documento.

• Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: si el titular considera que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo ante MEDESUR, el cual será tramitado en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Transferencia y transmisión de datos

MEDESUR podrá compartir datos personales, exclusivamente para las finalidades descritas en esta política, con:

• Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás aseguradores, en el marco de la contratación y facturación de servicios.
• Entidades de vigilancia y control (Secretaría Seccional de Salud, Supersalud, Ministerio de Salud), cuando exista requerimiento legal.
• Proveedores tecnológicos que presten servicios de historia clínica electrónica, agendamiento o mensajería, bajo acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos.

11. Vigencia de las bases de datos y de la política

Las bases de datos de MEDESUR se conservarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectadas y durante los términos legales aplicables (en particular, los términos de conservación de la historia clínica). Esta política rige a partir de su fecha de aprobación y podrá ser modificada en cualquier momento, caso en el cual la nueva versión será publicada en este mismo canal.

12. Formulario de autorización

Si desea autorizar el tratamiento de sus datos personales para fines de contacto, agendamiento en línea o comunicaciones de MEDESUR, puede diligenciar el formulario de autorización para tratamiento de datos personales una vez esté disponible en el sitio web.

Esta política se encuentra disponible tanto en la recepción de la institución como en el sitio web oficial de MEDESUR.